PALUTA || Pemerintah Kabupaten Padang Lawas Utara (Paluta) terus mendorong tata kelola administrasi pemerintahan yang tertib, efektif, dan profesional. Salah satunya melalui pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna.
Sebanyak 889 arsip dari tiga Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemkab Paluta resmi dimusnahkan pada Rabu (16/9/2026). Kegiatan tersebut berlangsung di Kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Paluta.
Pemusnahan dilakukan setelah arsip melewati proses penyusutan dan penilaian berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Langkah ini dinilai penting untuk memastikan dokumen pemerintahan yang masih memiliki nilai administrasi, hukum maupun sejarah tetap tersimpan dan terlindungi.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Paluta, Budi Alamsyah Hasibuan, SE, M.A.P., mengatakan pemusnahan arsip bukan sekadar mengurangi tumpukan dokumen di ruang penyimpanan.
“Pemusnahan arsip ini tidak semata-mata merupakan kegiatan mengurangi volume arsip, tetapi juga merupakan upaya untuk menciptakan efisiensi dalam pengelolaan ruang penyimpanan, serta memastikan bahwa arsip yang masih memiliki nilai guna dan nilai sejarah tetap terjaga dan terlindungi,” ujarnya.
Kegiatan tersebut juga menjadi bagian dari penguatan sinergi antar-OPD. Sejumlah pejabat pimpinan tinggi pratama dan administrator Pemkab Paluta hadir menyaksikan proses pemusnahan.
Di antaranya Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Akhirul Rajak Siregar, S.Sos., M.Si., Kepala Dinas Penanaman Modal dan PTSP Amir Hakim Siregar, S.STP., M.Si., serta Kepala Dinas P3AP2KB Awaluddin Jamin Harahap, S.Sos., M.Si.
Turut hadir Kepala Bidang Pertanahan Irsanuddin Harahap, ST., MM., mewakili Kepala Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman, Kepala Bagian Hukum Setdakab Ali Muda Siregar, SH., serta Inspektur Pembantu II Inspektorat Ali Siddik Harahap, ST.
Kehadiran Bagian Hukum dan Inspektorat menjadi bagian dari pengawasan agar tahapan pemusnahan arsip dilaksanakan sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku.
Kegiatan tersebut dibuka secara simbolis oleh Asisten III Administrasi Umum Eva Sartika Siregar, SH., M.Kn., yang hadir mewakili Bupati Paluta H. Reski Basyah Harahap, S.STP., M.Si.
Dalam sambutan tertulis Bupati yang dibacakannya, Eva menegaskan bahwa arsip merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administrasi, tetapi juga menjadi sumber informasi, alat pertanggungjawaban serta memori pemerintahan.
Karena itu, pengelolaan arsip harus dilakukan secara tertib sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara Nomor 10 Tahun 2019.
“Perlu saya tegaskan bahwa pemusnahan arsip bukan sekadar memusnahkan atau mengurangi tumpukan dokumen, dan bukan pula berarti menghilangkan sejarah atau menghapus informasi pemerintahan secara sembarangan. Sebaliknya, ini adalah wujud penataan arsip secara profesional,” tegas Eva mengutip sambutan Bupati.
889 Arsip Dimusnahkan
Adapun arsip yang dimusnahkan berasal dari tiga OPD.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah sebanyak 493 arsip, dengan kurun waktu 2015, 2017 dan 2018.
Kemudian Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman sebanyak 222 arsip, berasal dari tahun 2017, 2019 dan 2020.
Sementara Dinas P3AP2KB sebanyak 174 arsip, dengan rentang tahun 2018 hingga 2022.
Dengan demikian, total arsip yang dimusnahkan mencapai 889 arsip.
Pemkab Paluta berharap langkah tersebut dapat menjadi contoh bagi OPD lainnya untuk melakukan penyusutan arsip secara tertib, transparan dan terukur.
Bupati juga mengingatkan bahwa pengelolaan arsip bukan hanya menjadi tanggung jawab petugas kearsipan. Pimpinan perangkat daerah memiliki peran penting dalam memastikan seluruh tahapan, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan hingga penyelamatan arsip, berjalan sesuai ketentuan.
“Pimpinan perangkat daerah juga memiliki peran penting dalam memastikan proses penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, hingga penyelamatan arsip dilaksanakan secara tertib,” pesannya.
Melalui budaya tertib arsip tersebut, Pemkab Paluta berharap administrasi pemerintahan semakin efektif dan akuntabel, sekaligus memastikan dokumen yang masih bernilai tetap tersedia ketika dibutuhkan untuk pelayanan publik maupun kepentingan pemerintahan. (DsP)
